Carteira de Trabalho Digital e o RH: entenda como preencher e declarar no CAGED

Lembra quando o ponto dos funcionários era uma tabelinha que passava por um perfurador? Um furo na entrada, um furo na saída. Com o passar do tempo, o cartão, que também poderia servir de crachá, tornou o processo menos analógico, mas ainda não 100% digital. Muitas empresas, atualmente, utilizam um relógio de ponto biométrico, que lê a impressão digital de cada colaborador. Este método evita esquecimentos, fraudes e facilita a vida dos profissionais de Recursos Humanos.

Esta evolução já se deu há um bom tempo. Atualmente, é difícil - para não dizer impossível - encontrar empresas que ainda utilizam papéis e perfuradores para registrar o ponto dos funcionários. Existe outro processo também relacionado às empresas, ao setor de RH e aos trabalhadores que pode até não fazer parte da rotina diária como o relógio de ponto, mas é um documento de suma importância para a contratação do colaborador e sua permanência no emprego. Estamos nos referindo à Carteira de Trabalho, que, ao contrário do relógio de ponto, ainda segue sendo de papel. Será?

Errado! Desde o dia 23 de setembro de 2019, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) ganhou sua versão digital. Quer entender o que muda e o que permanece com a Carteira de Trabalho Digital? Então continue acompanhando o post produzido pela Metadados – empresa que desenvolve Sistema de RH – e saiba como proceder a partir de agora.

Carteira de Trabalho Digital: o que continua?

Por meio da Portaria Nº 1.065, de 23 de setembro de 2019, foi disciplinada a utilização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.

De acordo com o calendário divulgado, os empregadores já cadastrados no eSocial, devem continuar a enviar os dados dos seus trabalhadores - não somente aqueles referentes à admissão, mas todos os dados já solicitados. As informações que compõem a Carteira de Trabalho Digital serão disponibilizadas automaticamente para o trabalhador por meio do aplicativo ou da página web.

Quem já tinha a CTPS em formato físico deve guardá-la. Ela continua sendo um documento para comprovar o tempo de trabalho anterior. Mesmo com a Carteira de Trabalho digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos, é importante nesses casos conservar o documento original.

Portanto, a CTPS em papel será utilizada de maneira excepcional, apenas nos seguintes casos:

• Dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
• Anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui para frente, todas as anotações relativas aos novos fatos serão feitas apenas eletronicamente);
• Dados referentes a vínculos com empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Carteira de Trabalho Digital: o que muda?

Não existe mais procedimento de "anotação" da CTPS Digital, uma vez que não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz a burocracia. A partir de agora, o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel.

O aplicativo da CTPS existe desde 2017, contudo ele não substituía o documento físico. A partir de agora, a CTPS em meio físico não é mais necessária para a contratação, na maioria dos casos. Agora, para o trabalhador, só é preciso informar o número do CPF no momento da contratação. Para o empregador, as informações prestadas no eSocial substituem as anotações antes realizadas no documento físico.

Eventos como alteração salarial, férias ou desligamento não serão exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente, por dois motivos:

• O prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial pelo empregador é até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento;
• Há um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital.

CTPS e CAGED

Além disso, é preciso entender a nova forma de informar os campos da CTPS, seguindo as instruções da Caixa, realizada por meio do Comunicado CEF, de 03 de outubro de 2019, no Conectividade Social e do CAGED pela Portaria 1.065 de 23 de setembro de 2019. Confira:

• Número da carteira de trabalho:  Informe os 7 (sete) primeiros dígitos do CPF do trabalhador;
• Série da carteira de trabalho:  Informe os 4 (quatro) últimos dígitos do CPF do trabalhado;
• UF da carteira de trabalho:  Informe a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa;
• Para o campo Data de Emissão da CTPS: Utilize a data do dia de atendimento;
• Para os trabalhadores que possuem a CTPS física: Os campos acima indicados são preenchidos normalmente com os dados da Carteira física do trabalhador. 

As empresas dos grupos 1, 2 e 3 cumprem a obrigação do CAGED por meio do eSocial. Vejam como o eSocial vem simplificando algumas obrigações.

A Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019, no Diário Oficial da União, disciplina o registro de empregados e a anotação da CTPS Digital. Entre os principais anúncios estão os prazos, como:

I - até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador:

a) número no Cadastro de Pessoa Física - CPF;

b) data de nascimento;

c) data de admissão;

d) matrícula do empregado;

e) categoria do trabalhador;

f) natureza da atividade (urbano/rural);

g) código da Classificação Brasileira de Ocupações - CBO;

h) valor do salário contratual; e

i) tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.

II - até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido:

a) nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade;

b) descrição do cargo e/ou função;

c) descrição do salário variável, quando for o caso;

d) nome e dados cadastrais dos dependentes;

e) horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT;

f) local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;

g) informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência;

h) indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota

i) identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida;

j) data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e

k) informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.

III - até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência:

a) alterações cadastrais e contratuais de que tratam as alíneas "e" a "i" do inciso I e as alíneas "a" a "i" do inciso II;

b) gozo de férias;

c) afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 (quinze) dias;

d) afastamentos temporários descritos no Anexo desta Portaria;

e) dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;

f) informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador;

g) informações relativas às condições ambientais de trabalho;

h) transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e

i) reintegração ao emprego.

IV - no 16º (décimo sexto) dia do afastamento:

a) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 (quinze) dias; e

b) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 (quinze) dias.

V - de imediato:

a) o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e

b) afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 (sessenta) dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.

VI - até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.

VII - até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.

Saiba mais sobre os prazos e demais disciplinações da Portaria.

Qual o papel do RH neste processo?

Assim como em todos os outros processos que são de responsabilidade do setor de Recursos Humanos dentro uma organização, o surgimento da CTPS Digital também exige que o RH assuma um papel estratégico, dando sustentação aos planos e ideais da empresa na gestão do seu principal recurso: as pessoas.

Enquanto RH, é preciso saber que não é mais necessário pedir a Carteira de Trabalho física para processos de contração. Também será preciso, provavelmente, explicar ao empregador que ele não será multado por isso. As anotações feitas antigamente na contratação (popularmente chamado de “assinar carteira”) já são feitas eletronicamente pelo empregador ou por um contador. O único cuidado necessário é observar o prazo de envio das informações relativas à contratação. O funcionário poderá ver o contrato de trabalho na Carteira de Trabalho digital 48 horas após o envio dos dados. Caso ele constate alguma divergência entre o que foi acordado e a informação da Carteira de Trabalho digital, ele poderá solicitar a correção.

O RH também deve ficar de olho para que o empregador envie os eventos previstos no eSocial para cumprir suas obrigações. Antes do início das atividades do trabalhador, o empregador deverá enviar o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador). Caso não tenha todos os dados nesse momento, poderá enviar imediatamente o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas, e depois complementar os demais dados com o evento S-2200, respeitando os prazos previstos no Manual de Orientação do eSocial. O envio dessas informações ao eSocial terá valor de assinatura de carteira.

Correções na Carteira Digital

As correções poderão ser enviadas a qualquer momento. No entanto, a orientação é que o empregador realize a correção assim que verificar alguma inconsistência, pois alguns eventos são dependentes de outros. A implantação da prestação de informações de forma eletrônica pelo eSocial também é um bom momento para as empresas realizarem o saneamento de dados cadastrais e contratuais, evitando penalidades previstas em lei.

Menos burocracia facilita o trabalho do RH, uma vez que torna o processo mais rápido e simples de ser compreendido, tanto pelos empregadores quanto pelos funcionários. A CTPS Digital tem por objetivo justamente isso: facilitar e desburocratizar o processo de contratação e de prestação de dados.

Claro que, no início, o papel do RH será explicar o que continua e o que muda com a chegada da versão digital. Contudo, a longo termo, o trabalho destes profissionais que lidam diretamente com as pessoas tende a ser simplificado. Mais do que isso: tende a ser humanizado. Mais longe das burocracias e mais perto das pessoas: benefícios que a tecnologia traz dos quais podemos usufruir.

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Metadados Sistemas para RH

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