As 7 melhores práticas para medir a produtividade dos colaboradores

A produtividade dos colaboradores é um indicador essencial para empresas que desejam se destacar no mercado. Seja perante a concorrência. Seja com os clientes. Ou com os próprios funcionários.

Avaliar o rendimento e a performance dos seus processos passa a ser um termômetro fundamental para a área de Recursos Humanos medir a eficiência da empresa como um todo. Afinal, não basta produzir, é preciso medir o quão produtivos os seus colaboradores são.

Na gestão de negócios, os indicadores de produtividade permitem medir a receita por colaborador. Também são avaliados e quantificados, com precisão, quantos produtos ou serviços foram gerados, levando-se em conta uma quantidade “x” de esforços empregados.

“Produtividade é minimizar, cientificamente, o uso de recursos materiais, mão-de-obra, máquinas, equipamentos etc. para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores” (Japan Productivity Center for Social — Economics Developement).

Para que você meça o desempenho de seus colaboradores, nós, da Metadados - empresa que desenvolve sistemas para a gestão de RH - separamos as 7 melhores práticas:

1. Escolha um grupo de colaboradores para avaliar

Caso a empresa nunca tenha medido sua produtividade, é interessante começar a fazer o exercício com um grupo menor de colaboradores (uma pequena amostragem).

Defina o que observará. Nossas sugestões são: número de clientes atendidos por dia, quantidade de pedidos por hora, tarefas planejadas versus executadas.

Nesse caso, é importante definir se você registrará as ações durante um dia, uma semana, um mês ou um semestre. O recomendado é que seja durante 7 ou 30 dias, porque 24 horas é pouco e 6 meses pode ser um longo período para que você consiga iniciar qualquer tipo de avaliação.

2. Utilize a tecnologia a seu favor

Automatizar o registro de dados para acompanhar os índices de produtividade torna a tarefa mais isenta e diminui as chances de erro de cálculo. Há no mercado, atualmente, vários sistemas que permitem registrar diferentes processos e ações e, ao final, medir a eficiência deles, através do cruzamento de vários indicadores que facilitarão a análise e a tomada de decisão

Além disso, você pode orientar seus funcionários a utilizarem aplicativos e ferramentas que os auxiliem na produtividade e na eficiência no trabalho, como o Princípio de Pareto, por exemplo. Faça uma campanha interna, divulgando-os e sugerindo a melhor forma de usá-los.

3. Acompanhe os indicadores diariamente

Por se tratar de algo novo na empresa, o RH deve, inicialmente, acompanhar os indicadores de produtividade diariamente. Cheque quais rendimentos não estão satisfatórios e observe se é algo relacionado a um pequeno grupo ou a muitos colaboradores da empresa.

O segundo passo é chamar para uma sessão de feedback aqueles que apresentam resultados insatisfatórios. Mostre onde estão acertando e no que podem melhorar. Continue a avaliar os indicadores nos dias subsequentes.

É papel da área de gestão de pessoas checar se o funcionário está com problemas externos e o que a companhia pode fazer para aumentar a motivação e o engajamento dele e de seus colegas. Afinal, colaboradores motivados são muito mais produtivos.

Quando os resultados estiverem adequados, recomenda-se que a gerência defina uma periodicidade maior para o acompanhamento dos indicadores: semanal, quinzenal ou mensal.

4. Defina os fatores que serão considerados

Essa etapa varia de acordo com o departamento da empresa. Não há uma receita pronta que funcione para todas as áreas.

A equipe de vendas deve analisar, por exemplo, leads gerados, vendas fechadas, condições de entrega, prazo de pagamento e margem de lucro de cada operação, entre outros fatores específicos do setor.

Já o setor de compras precisa avaliar o preço das mercadorias, o frete e a falta de estoque. E a seção de produção, por sua vez, deve ficar atenta ao índice de refugo, à quantidade de acidentes de trabalho etc.

Enfim, é indicado que cada área estabeleça quais são os critérios específicos para a medição do desempenho, sem deixar de levar em conta as tendências de mercado e os períodos do ano.

5. Observe a quantidade e a qualidade

Quando se fala em produtividade, o que vem à cabeça é produzir mais em menos tempo. Porém, a qualidade é um fator que não pode ser deixado em segundo plano.

Na fase inicial de planejamento, é preciso definir os parâmetros de qualidade, quantidade e tempo esperados para a execução de cada tarefa e/ou desenvolvimento de cada produto ou serviço. Em seguida, deve-se compartilhar as metas e o padrão exigido com todos os envolvidos.

É papel do RH contribuir para que os colaboradores recebam os treinamentos adequados e consigam desempenhar suas funções com a máxima eficiência.

6. Faça benchmarking com outras empresas do setor

Pesquise outras companhias do mesmo segmento que tenham meios e processos semelhantes aos seus.

De nada adianta, se o seu negócio for um restaurante por quilo, fazer o benchmark com uma lanchonete de fast food. Os equipamentos, o mix de produtos e os processos são completamente diferentes, apesar de ambos serem do ramo alimentício.

Avalie boas práticas de outras empresas equivalentes e coloque em funcionamento o que fizer sentido e puder melhorar sua eficiência.

7. Insira os indicadores de produtividade dos colaboradores no planejamento

Após a implantação inicial, insira os indicadores em seu planejamento. Mesmo que o negócio esteja com bons índices, mantenha o monitoramento e busque sempre por inovações para superar os resultados e reduzir os custos.

Muitas empresas implementam ferramentas para medir a produtividade porque o desempenho não vai bem. E, quando tudo entra nos eixos, deixam as aferições de lado. Lembre-se de que esse é um grande erro.

A busca pela produtividade deve ser contínua e fazer parte da administração do negócio, assim como outras áreas e funções. Quando menos você esperar, ela estará incorporada aos processos e fará parte da rotina dos colaboradores.

Com isso, vem a receita do sucesso: funcionários produtivos, clientes satisfeitos e empresa lucrando deixarão de ser metas e se tornarão realidade.

Enfim, é preciso levar em consideração e compreender que a produtividade engloba aspectos externos que fogem do controle dos empregadores. Mas ela também está ligada a fatores comportamentais com os quais, muitas vezes, a empresa pode contribuir positivamente.

Tais elementos refletem na cultura corporativa, como motivação, engajamento e clima organizacional.

Não se esqueça de que é possível incorporar o índice de desempenho aos processos existentes, tornando factível medi-lo, aprimorá-lo e sempre buscar novos caminhos que possam melhorar definitivamente a produtividade dos colaboradores.

 

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Metadados Sistemas para RH

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